親が要介護になったら会社に提出する「介護状況申出書」の書き方と注意点｜両立支援制度を確実に受ける手順

1. なぜ「介護状況申出書」を会社に提出するのか？

親に介護が必要になり、介護休業の取得や短時間勤務、残業免除などを希望する際、会社の人事部から「まずは介護状況申出書を提出してください」と案内されるケースが一般的です。

育児・介護休業法では、従業員が両立支援制度を利用する際、事業主に対して書面等で申し出る手続きが定められています。
会社側にとっても、「どのような配慮が必要か」「代替要員の配置や業務引き継ぎをどう進めるか」を公平かつ客観的に判断するための公的な根拠書類となるのです。

2. 申出書の主要項目と「そのまま使える記入例」

会社のフォーマットによって多少の違いはありますが、記載を求められるコアな項目は共通しています。過不足のないスマートな書き方を押さえましょう。

主な記入項目	記入例・文例	記入のポイント
対象家族との関係	実母（氏名：○○ / 昭和○年○月○日生 / 別居・車で30分）	同居か別居か、居住地との距離を簡潔に書きます。
要介護度・認定状況	要介護2（認定日：2026年○月○日） ※未認定の場合は「要介護認定申請中（結果待ち）」	認定通知書のコピーを添付すると確実です。
心身の状況・介護実態	脳梗塞の後遺症により右半身に麻痺あり。歩行・入浴・着替えに一部介助が必要。日中は見守りおよび服薬管理が必要な状態。	病気の詳細よりも「生活動作で何に介助が必要か」を客観的に記載します。
現在の介護体制・役割	主たる介護者は同居の父だが高齢のため、申請者（本人）が週末の生活支援、平日の通院付き添いおよびケアマネジャーとの連絡窓口を担当。	「自分が何を担当しているか（キーパーソンであること）」を明確にします。
外部サービスの利用状況	デイサービス週3回（月・水・金）、訪問介護週2回（火・木）を利用中。	公的サービスを活用している姿勢を示すことで安心感を与えます。

3. 提出時によくある3大疑問と注意点

① 「医師の診断書」は絶対に添付しなければならないのか？

結論から言うと、厚生労働省の指針において、診断書の提出を義務付けることは望ましくないとされています（従業員に数千円〜1万円以上の発行費用と手間が発生するため）。
自治体から発行された「要介護認定通知書」や「介護保険被保険者証のコピー」、あるいは「ケアプラン（居宅サービス計画書）の写し」で代替できる企業が大半です。もし社内規定に「診断書」と書かれていても、まずは「介護保険証の写し等で代替可能か」を人事に確認してみましょう。

② 要介護認定がまだ出ていない（申請中・入院中）の場合は？

要介護認定の通知が出るまでには通常1ヶ月程度かかりますが、結果が出る前であっても「申請中」として申出書を提出可能です。
法律上の「要介護状態（2週間以上の期間にわたり常時介護を必要とする状態）」に該当していれば制度の対象となるため、「現在認定申請中であり、結果が通知され次第コピーを提出する」旨を書き添えて早めに提出しましょう。

③ 同居していない別居の親でも認められるのか？

法律上、実の父母（および配偶者の父母、配偶者、子、祖父母、兄弟姉妹、孫）であれば、同居・別居を問わず対象家族に含まれます（扶養義務の有無も問いません）。別居中であっても堂々と申請できます。

まとめ：制度を正しく使って、堂々と両立を宣言しよう

介護状況申出書は、会社に迷惑をかけるための書類ではありません。「私は介護のプロや外部サービスを活用しながら、今後もこの会社で働き続けます」という意思表示を行うためのポジティブな手続きです。
必要な事実関係を客観的にまとめ、人事や上司と良好なパートナーシップを築いていきましょう。